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Si tu empresa emite facturas desde un Excel con macros, desde un script que genera PDFs a partir de la base de datos de pedidos, o desde una integración a medida que conecta el CRM con el ERP, tienes un problema con fecha de caducidad. No es un problema de software: es un problema de proceso. Y quedan meses, no años, para resolverlo.
La Agencia Tributaria ha confirmado en su sede electrónica que las entidades que presentan el Impuesto sobre Sociedades deben tener adaptados sus sistemas informáticos de facturación antes del 1 de enero de 2027, y el resto de obligados tributarios antes del 1 de julio de 2027. Esas fechas vienen del Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, publicado en el BOE el 3 de diciembre de 2025, cuyo artículo 3 modifica la disposición final cuarta del Real Decreto 1007/2023 y amplía los plazos que antes eran 1 de enero y 1 de julio de 2026.
Es la segunda prórroga. Antes hubo otra, con el Real Decreto 254/2025. Conviene no construir el plan sobre la esperanza de una tercera.
Qué cambia de verdad en tu operativa
El reglamento no te obliga a comprar un programa concreto. Te obliga a que el registro de facturación que genera tu sistema cumpla tres condiciones que la mayoría de las automatizaciones caseras no cumplen:
- Inalterabilidad: una vez generado el registro, no se puede modificar ni borrar. Si hay error, se emite una factura rectificativa y se registra como tal.
- Encadenamiento: cada registro incorpora una huella del anterior, de forma que la secuencia completa es verificable y no se puede insertar ni eliminar nada por el medio.
- Trazabilidad y conservación: el sistema deja constancia de eventos, y los registros se conservan con la estructura y el formato XML que fija la Orden HAC/1177/2024, publicada en el BOE el 28 de octubre de 2024.
Traducido a lenguaje de operaciones: cualquier punto de tu proceso donde hoy alguien pueda «arreglar» una factura ya emitida deja de ser válido. Y en las pymes españolas hay muchos de esos puntos, casi siempre creados con buena intención para resolver un problema real.
Inventario: los cinco sitios donde suele estar el agujero
Antes de mirar herramientas, haz un inventario de por dónde sale una factura de tu empresa. En la práctica nos encontramos casi siempre las mismas cinco fuentes.
1. Hojas de cálculo con plantilla de factura
Suele ser el caso de facturación de servicios recurrentes, alquileres, o de un departamento que quedó fuera del ERP. La hoja calcula, genera el PDF y alguien lo envía por correo. Aquí no hay inalterabilidad posible: el fichero se puede editar, duplicar o borrar sin dejar rastro. No hay forma de adaptar una hoja de cálculo a Verifactu manteniéndola como sistema de emisión. Lo que hay que decidir es a dónde se mueve ese flujo.
2. Scripts propios que generan facturas
Es frecuente en empresas con desarrollo interno: un proceso nocturno lee los consumos del mes, calcula y emite. Técnicamente sí se puede adaptar —el reglamento admite sistemas propios—, pero implica implementar huella, encadenamiento, registro de eventos, generación del XML conforme a la orden técnica y, si eliges la modalidad Verifactu, la remisión a la AEAT. Es un desarrollo serio, con responsabilidad de declaración responsable incluida. Para la mayoría de las empresas sale más barato y más seguro reconducir ese script a que alimente un sistema de facturación homologado en lugar de emitir él mismo.
3. Integraciones ERP-CRM que crean facturas por API
Este es el caso más engañoso, porque el ERP sí estará adaptado. El riesgo está en cómo llama la integración a la facturación. Si tu conector crea facturas, y ante un error de sincronización las borra y las vuelve a crear, ese comportamiento deja de ser posible: el registro ya está encadenado y remitido. Toca revisar la lógica de reintentos, la idempotencia de las llamadas y qué pasa cuando el CRM manda dos veces el mismo pedido.
4. TPV y puntos de venta
Aquí el punto crítico son los tickets rectificados, las anulaciones a final de turno y los cierres de caja que «recomponen» el día. Cada anulación tendrá que ser un registro más, no una desaparición. Merece la pena hablar con el fabricante del TPV y pedirle por escrito la fecha de disponibilidad de la versión adaptada y la declaración responsable.
5. Facturación desde plataformas externas
Marketplaces, pasarelas de pago, herramientas de suscripción, gestoría que emite por ti. Si un tercero emite facturas en tu nombre, la obligación sigue siendo tuya. Pide confirmación documental de que su sistema cumple el RRSIF y de en qué modalidad opera.
Cómo aprovechar los meses que quedan
La pregunta de cómo adaptar la facturación a Verifactu 2027 en una empresa no se resuelve eligiendo software el 15 de diciembre. Se resuelve en tres bloques que conviene solapar poco.
Bloque 1 (ahora): inventario y decisión de arquitectura
Lista cada flujo de emisión, con volumen mensual, responsable y sistema. Para cada uno, decide una de estas tres salidas: se migra al ERP, se sustituye por una herramienta homologada, o se adapta el desarrollo propio. Es una decisión de dirección, no de informática, porque implica cambiar cómo trabajan personas.
En esta fase suele aparecer una oportunidad que compensa el esfuerzo: consolidar todos los flujos en uno solo. Muchas empresas facturan desde cuatro sitios porque nunca hubo un motivo para unificar. Ahora lo hay.
Bloque 2 (otoño de 2026): rediseño de las automatizaciones que rodean la factura
Lo que desaparece es la emisión desde el script, no la automatización. Todo lo que hay antes y después sigue siendo automatizable, y en muchos casos es donde está el ahorro real: preparación de los datos de facturación, validación de importes contra el pedido, envío al cliente, conciliación de cobros, archivo. Cuando rediseñes esas piezas para que la factura la emita un sistema válido, aprovecha para revisar el flujo completo de documentos; es el momento natural de plantear un proyecto de automatización documental que cubra desde la captura del dato hasta la conservación.
Cuidado con un detalle: el borrador ya no se parece a la factura. Si tu proceso actual genera un PDF que luego se corrige tres veces antes de darlo por bueno, mueve esas correcciones a la fase de borrador, antes de que exista registro de facturación. Es un cambio de hábito de las personas, y por eso hay que trabajarlo con tiempo.
Bloque 3 (últimos meses): pruebas reales
La AEAT ha indicado en su nota informativa que el periodo previo a las fechas límite funciona como periodo de pruebas: se pueden remitir registros de prueba con un sistema en modalidad Verifactu y seguir facturando con otros sistemas hasta la fecha de adaptación. Aprovéchalo con volumen real de un mes completo, incluyendo cierre, rectificativas y los casos raros de siempre: el abono parcial, el cliente que pide reemitir con otro NIF, el pedido duplicado.
Verifactu o sistema verificable: la decisión que conviene tomar pronto
El reglamento contempla dos modalidades: remitir los registros a la AEAT en tiempo real (Verifactu propiamente dicho) o mantener un sistema no verificable con firma electrónica y conservación de registros, disponible ante requerimiento.
En nuestra experiencia, la modalidad de remisión simplifica mucho la vida a las empresas pequeñas y medianas: elimina la obligación de custodiar y firmar por tu cuenta y reduce la superficie de responsabilidad. La modalidad no verificable tiene sentido cuando hay razones de conectividad, volumen o política interna de datos. Lo que no tiene sentido es no haber decidido en el último trimestre, porque la modalidad condiciona la configuración y las pruebas.
Dónde no merece la pena invertir esfuerzo
Seamos honestos con dos cosas.
Primera: desarrollar tu propio sistema de facturación adaptado casi nunca compensa si facturas menos de unos cuantos miles de documentos al mes con casuística estándar. El coste de mantenimiento normativo a lo largo de los años supera con creces la licencia de una herramienta homologada.
Segunda: no reescribas integraciones que van a desaparecer. Si tienes previsto cambiar de ERP en 2027, no gastes en adaptar el conector del anterior. Ordena las prioridades por lo que vaya a seguir vivo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir facturando con Excel hasta diciembre de 2026?
Mientras no te alcance tu fecha límite de adaptación, sí. Pero el uso de la hoja de cálculo es precisamente lo que deja de ser posible después, así que el trabajo de migrar el flujo hay que hacerlo igual. Cuanto más tarde empieces, menos margen tendrás para pruebas y para acompañar el cambio de hábitos del equipo.
Mi ERP dice que ya está adaptado. ¿Tengo algo que hacer?
Sí. Que el ERP esté adaptado no significa que tu proceso lo esté. Hay que revisar las integraciones que crean facturas por API, los permisos de anulación, los flujos que emiten fuera del ERP y las prácticas internas de corrección de facturas ya emitidas. La mayoría de los problemas que vemos están en esa capa, no en el programa.
¿Qué pasa con las facturas que emite mi gestoría o un marketplace?
La obligación es del obligado tributario, aunque la emisión la haga un tercero. Pide por escrito confirmación de que el sistema que usan cumple el reglamento, en qué modalidad opera y desde qué fecha. Es un correo de cinco minutos que evita una sorpresa en enero.
¿Habrá otra prórroga?
Nadie puede garantizarlo. Ya ha habido dos: el Real Decreto 254/2025 y el Real Decreto-ley 15/2025. La nota de Hacienda justificó esta última por la necesaria adecuación de los sistemas y por una implantación ordenada. Planificar contando con una tercera es una apuesta cara, porque si no llega te quedas sin margen para probar nada.